Módulo Competências

Envio programado de avaliações para o líder

Trouxemos uma nova opção no módulo Competências para dar mais controle sobre o fluxo das avaliações por liderança.

Agora, além das opções já existentes de envio, a plataforma passa a permitir o envio programado das avaliações para o líder, possibilitando definir quando o líder receberá seus formulários, de acordo com os prazos configurados no processo. Com isso, o RH e os administradores ganham mais previsibilidade sobre o andamento do ciclo e reduzem a necessidade de ações manuais para liberar avaliações no momento adequado.

O que mudou

Na tela de Gestão de Avaliações, a modal Definir Avaliações / Enviar Avaliações passa a contar com uma nova opção de tipo de envio:

• Programado para o Líder.

Ao selecionar essa opção, a plataforma permite:

• programar a data de envio da avaliação para o líder;
• optar pelo envio em etapas, permitindo antecipar o envio quando todos os avaliadores anteriores (autoavaliador, pares, time) concluírem suas avaliações;
• acompanhar as avaliações com o novo status Programada até que o envio ao líder aconteça de fato.

Por que essa atualização é importante

Antes dessa evolução, o envio das avaliações dependia de ações manuais ou ocorria de forma imediata, o que limitava o controle sobre o momento em que o líder deveria receber os formulários. Isso dificultava a organização do cronograma, especialmente em cenários em que o líder só deve iniciar sua avaliação após o envio prévio das autoavaliações dos liderados.

Com o envio programado, a plataforma passa a oferecer:

• mais controle sobre o processo avaliativo;
• menos esforço operacional para RH e administradores;
• maior aderência aos prazos definidos pela organização;
• melhor experiência para os líderes, que passam a receber suas avaliações no momento mais adequado.

Para quem essa funcionalidade está disponível

Essa funcionalidade é voltada para administradores de ciclos de avaliação. No entanto, influencia diretamente também no 

• equipes de RH;
• gestores que utilizam avaliações por liderança.

Como acessar

Para utilizar a funcionalidade, siga o caminho:

Competências > Gestão de Ciclos > Gestão de Avaliações

Na lista de avaliações:

1. selecione um ou mais avaliados com status Aguardando envio;
2. clique em Enviar Avaliações;
3. escolha entre:
   • Enviar para Selecionados; ou
   • Enviar para Todos;
4. na modal Definir Avaliações / Enviar Avaliações, selecione Programado para o Líder.

Como usar

1. Acesse a tela Definir Avaliações

Acesse Menu principal> Competências > Gestão de Ciclos > Gestão de Avaliações> aba Definir Avaliações

Selecione um ou mais avaliados com status Aguardando envio e clique em Enviar Avaliações. Escolha entre:

• Enviar para Selecionados; ou
• Enviar para Todos. 

2. Selecione o tipo de envio “Programado para o Líder”

Na modal de envio, a plataforma passa a exibir três opções:

• Por Tipo de Avaliador;
• Por Método de Cálculo;
• Programado para o Líder.

Ao selecionar essa nova opção, a tela exibe um banner informativo explicando que o envio será programado e que o líder receberá os formulários conforme o prazo configurado. Também é exibida a opção de envio em etapas, que pode ser ativada ou desativada conforme a necessidade do ciclo.

Quando essa configuração estiver habilitada, o líder poderá receber os formulários antes da data programada, assim que todos os seus liderados concluírem suas avaliações. Quando estiver desabilitada, o envio acontecerá apenas na data configurada, mesmo que todos os avaliadores já tenham respondido antes.

O que significa, na prática, ativar essa opção? 

Em um ciclo 360º, por exemplo, a data programada de início é o dia 01/07. Nesse dia, todos os avaliadores, com exceção do líder, receberão seus respectivos formulários de avaliação. A data programada de envio para o líder é o dia 15/07, mas todos os avaliadores já finalizaram e enviaram as avaliações em 12/07. Nesse caso, como a opção foi ativada, o líder já poderá iniciar a resposta da avaliação no dia 13/07.

3. Configure as datas respeitando a ordem de preenchimento

A plataforma libera os campos de forma sequencial. Esses campos seguem a lógica de validação cronológica do ciclo e só podem ser preenchidos respeitando a sequência correta das datas.

 A ordem obrigatória é:

1. Prazo para responder o formulário de avaliação - data máxima para que todos os avaliadores, com exceção do líder, preencha e envie suas avaliações;
2. Data de envio da avaliação para o líder - data posterior à data acima (no mínimo, 1 dia), quando o líder receberá o formulário de avaliação para iniciar o preenchimento;
3. Prazo para o líder responder o formulário de avaliação - data máxima que o líder terá para enviar os formulários de avaliação;
4. Prazo para responder o formulário de feedback - data máxima para o líder preencher e enviar os formulários de feedbacks.

Campos posteriores permanecem bloqueados até o preenchimento do campo anterior, e datas inválidas não podem ser selecionadas.

4. Acompanhe o status da avaliação

Após a programação, a avaliação passa a exibir o novo status:

Programada

Esse status indica que a avaliação já possui um agendamento configurado, mas ainda não foi disponibilizada para o líder responder.

Exemplo de uso

Imagine que a empresa queira garantir que os líderes só recebam suas avaliações depois que os liderados tiverem tido tempo suficiente para concluir suas próprias respostas, mas sem depender de uma liberação manual do RH.

Nesse caso, o administrador pode:

1. acessar Gestão de Avaliações;
2. selecionar os avaliados desejados;
3. clicar em Enviar Avaliações;
4. escolher Programado para o Líder;
5. definir a data de envio e o prazo de resposta do líder;
6. decidir se deseja ou não habilitar o envio em etapas.

Dessa forma, o processo fica mais organizado e alinhado ao cronograma da empresa.

Cenários suportados

A funcionalidade contempla diferentes comportamentos, de acordo com a configuração escolhida e com o andamento das avaliações.

• Quando todos os avaliadores responderam

Se todos os avaliadores concluírem suas avaliações antes da data programada e o envio em etapas estiver desabilitado, o líder receberá a avaliação apenas na data configurada. Se o envio em etapas estiver habilitado, o líder poderá receber a avaliação antecipadamente.

• Quando existem avaliações pendentes

Se nem todos os avaliadores responderem até a data de envio, o líder receberá apenas as informações disponíveis até aquele momento. Nessa situação, a plataforma indica que as respostas exibidas correspondem às avaliações enviadas até a data de corte definida.

Reabertura de avaliações programadas

Avaliações programadas podem ser reabertas normalmente. Ao reabrir:

• o agendamento existente é cancelado;
• o status deixa de ser Programada;
• será necessário realizar um novo envio programado.

Benefícios da atualização

Com essa novidade, a gestão de avaliações passa a ter:

• mais controle sobre o momento em que o líder recebe os formulários;
• menos atividades manuais de acompanhamento e envio;
• mais aderência aos prazos do ciclo;
• melhor organização do fluxo avaliativo;
• mais previsibilidade para RH, gestores e líderes.

Regras e pontos de atenção

Antes de utilizar a funcionalidade, é importante considerar os seguintes pontos:

• o envio programado não é uma configuração fixa do ciclo, ele é definido no momento do envio das avaliações;
• as datas obrigatórias devem ser preenchidas na ordem correta;
• não é permitido programar avaliações sem preencher as datas obrigatórias;
• não é permitido configurar datas fora da sequência cronológica;
• notificações ao líder são enviadas apenas no momento do envio efetivo, e não no momento da programação;
• ao reabrir uma avaliação programada, a configuração anterior não é reaproveitada automaticamente;
• a funcionalidade pode ser usada tanto em Enviar para Selecionados quanto em Enviar para Todos;
• a funcionalidade suporta envios em massa seguindo as mesmas regras já existentes da Gestão de Avaliações.

Objetivo da melhoria

Essa atualização foi criada para ampliar as opções de envio das avaliações e dar mais controle ao administrador sobre o momento em que o líder receberá seus formulários.

Com isso, a plataforma torna o processo avaliativo mais flexível, reduz a dependência de ações manuais e ajuda as organizações a conduzirem seus ciclos com mais aderência ao cronograma definido.