Versão 10.8.0.0 (disponível a partir das 22h de terça-feira (22/08/2023).

 

Módulo Gestão por Competências

Realize a calibragem da nota final

Agora, além da calibragem pela matriz e por nota de cada competência, incluímos a possibilidade de realizar a calibração da nota final/total do avaliado. Assim, os gestores podem revisar e ajustar diretamente a nota final do colaborador, levando em consideração fatores adicionais que podem influenciar o desempenho, como circunstâncias especiais ou projetos específicos.

Essa funcionalidade também traz eficiência ao processo de calibragem, uma vez que, ao optar por essa forma de calibração, não será mais necessário ajustar a nota de cada competência para alterar a nota final.

Como configurar a calibragem por nota final

O primeiro passo é habilitar a Calibragem da Nota Final no ciclo de avaliação.

Para isso, você precisa acessar: [Menu] >[Competências] > [Gestão dos Ciclos de Avaliações]. Na tela de Gestão de Ciclos, clique para editar o ciclo desejado:

Em seguida, selecione a etapa [Fluxo] e clique sob a engrenagem na etapa [Calibragem] – independente do fluxo escolhido. Importante ressaltar que só será possível realizar o processo abaixo se o ciclo estiver na fase de Planejamento (conforme imagem acima) ou em sua criação.

Agora, basta habilitar a flag “Fazer Calibragem da Nota Final” e [Salvar].

Observações importantes:

• independente de utilizar a matriz ou não, é preciso habilitar a flag “Associar a Matriz de Talentos (9 Box)?” nas [Informações Básicas] do ciclo para que seja possível realizar a calibragem;
  
• ainda sobre a matriz: mesmo que você só realize a calibragem por nota, a matriz estará disponível na plataforma, não é possível ocultá-la. Por outro lado, para realizar a calibragem por nota é preciso definir se ela será por cada competência OU pela nota final, as duas formas não coexistem, é necessário escolher entre uma delas;

•  as configurações para realizar a calibragem da nota final precisam ser realizadas antes que o ciclo se inicie, ou seja, quando ele ainda estiver “Em planejamento”. Caso ele esteja no status “Em andamento” já não é possível habilitar essa funcionalidade.

Realizando a calibragem da nota final

Para ajustar a nota final, assim como nas outras formas de calibração, os avaliados precisam estar com o status “Aguardando Calibragem” e inclusos em algum Fórum de calibragem.

Feito isso, ao acessar o fórum escolhido, basta clicar na seta para expandir a nota do avaliado a ser calibrado:

Na tela, aparecerá a nota final do avaliado em cada um dos eixos e clicando sob o ícone do lápis é possível editar cada uma delas por vez:

Vale ressaltar que cada alteração realizada fica salva como “Nota final atual”, ou seja, é possível alterar uma nota já calibrada. No GIF acima vemos que a nota era 2.75 e foi alterada para 3.50. Portanto, 3.50 passa a ser a “Nota final atual”.

Esse histórico de alterações fica salvo e pode ser visto ao selecionar o colaborador e clicar em [Ações]> [Detalhes do colaborador]:

Outro ponto importante: o comentário é obrigatório para alteração da nota. É possível fazer a modificação da nota e salvar sem realizar o comentário, mas constará uma pendência e o Fórum só poderá ser finalizado quando a pendência for concluída:

No exemplo acima, a nota foi alterada sem que fosse realizado um comentário, por isso a sinalização de “Justificativa Pendente”.

 

Formulário de Avaliação: alteração do nome na plataforma

Com o intuito de melhorar a experiência do usuário e tornar a plataforma mais intuitiva, alteramos o nome “Função” para “Formulário” nas telas e campos que se referem ao Formulário de Avaliação. Entendemos que com esta mudança deixamos mais claro a finalidade deste recurso na Avaliação de Competências.

 

Módulo Metas

Novas funcionalidades na tela de Pendências das metas

Com opções de filtro e possibilidade de realizar auditoria mensal e anual (única), a tela de Pendência de Metas ficou mais completa. Para chegar até a tela, acesse: [Menu]>[Metas]>[Pendências das metas]. Entenda o que mudou:

1. Visualização das metas

Anteriormente, o usuário visualizava somente as metas em que ele era responsável e/ou Data Provider (DP). Agora, a depender das permissões configuradas para um usuário, ele poderá visualizar não só as metas com as quais ele possui alguma relação, mas todas que lhe são permitidas. Um usuário administrador, por exemplo, poderá ver todas as metas cadastradas no sistema; um gestor também visualizará as pendências do seu time.

Para auxiliar o usuário na definição de quais informações ele precisa visualizar, incluímos opções de filtro.

2. Opções de Filtro

Ao abrir a tela de Pendências de metas, estarão listadas uma a uma, todas as metas que o usuário tem permissão de visualizar ordenadas da seguinte forma:

1. metas nas quais o usuário logado é o data provider (ordenadas por peso);
2. metas nas quais o usuário logado é o responsável (ordenadas por peso);
3. metas nas quais o usuário é stakeholder do indicador da meta (ordenada por área -> peso)
4. metas nas quais o usuário logado tem permissão de visualizar as áreas (ordenadas por área -> peso).

No canto superior direito, é possível identificar as Opções de filtro para selecionar as informações:

Em [Minhas pendências] o usuário pode definir quais pendências relacionadas ao seu usuário ele deseja ver:

• Todas as pendências: selecionar todas as pendências listadas abaixo;
• Valores pendentes: metas sem valor realizado preenchido dos meses anteriores, se o usuário logado for data provider;
• Solicitação de auditoria: metas auditáveis com status de “Não solicitada”, se o usuário for solicitante de uma meta (metas que ele ainda não solicitou auditoria);
• Prestação de auditoria: metas auditáveis com status de “Aguardando aprovação”, se o usuário logado for o aprovador de uma meta (metas que ele ainda não realizou a auditoria – aprovou ou reprovou).

Já em [Status da auditoria], a partir das metas auditáveis e das permissões de visualização do usuário (não somente as próprias metas auditáveis), é possível definir se deseja visualizar:

• Aprovada: metas que já foram aprovadas na auditoria;
• Reprovada: metas que foram reprovadas na auditoria;
• Não solicitada: metas com o status de auditoria “Não solicitada”;
• Aguardando aprovação: metas com status de auditoria “Aguardando aprovação”;
• Invalidada: a meta será invalidada caso haja um novo ajuste enquanto a meta estiver aguardando aprovação. A meta assumirá o status de invalidação, e automaticamente aparecerá aguardando a aprovação, já com a informação mais atualizada.

Portanto, a principal diferença entre os filtros de Minhas Pendências e o Status da Auditoria é que, no primeiro, o usuário realizará o filtro a partir das metas relacionadas a ele (seja como responsável ou data provider). Já no segundo, conseguirá acompanhar a auditoria de todos os usuários que ele tem permissão para visualizar.

Por último, temos as opções que já são comuns em outros filtros da plataforma: área, responsável, Data provider e Indicador da meta. Nesses casos, o usuário pode ter uma visão ainda mais específica da informação que precisa.

Note também que o cabeçalho com a contagem de pendências foi retirado para otimizar o espaço da tela, já que a contagem de pendências agora varia de acordo com os filtros realizados.

Observação: caso você não utilize a auditoria, não habilite a flag. As opções de filtro que se referem a auditoria perdem a função. Nesses casos, o filtro sempre retornará como nenhum resultado encontrado.

3. Auditoria de metas

Agora é possível realizar auditoria mensal (todos os meses) e única (uma só vez, ao final do período de gestão) na tela de Pendências de metas.

Para isso, é preciso que em [Período de gestão] > [Workflow de metas e auditoria], esteja habilitada a flag [Habilitar auditoria de metas]:

Realizada essa habilitação, para que seja possível auditar uma meta, é preciso que no cadastro dela esteja marcada como “Auditável”.

Nos casos em que essa flag estiver habilitada, na tela de Pendências de metas, as metas terão uma identificação ou como “Não auditável” (se no cadastro da meta não tiver sido marcado) ou de acordo com o status da auditoria, antes da coluna do código da meta:

1. Quando a flag estiver habilitada, mas a meta não for auditável:
2. Quando a flag estiver habilitada e a auditoria estiver em andamento – esse é só um exemplo de um dos status da auditoria:
3. Quando a flag NÃO estiver habilitada no Período de gestão – não há nenhuma menção à auditoria:

O fluxo da auditoria única segue a mesma lógica da auditoria mensal, a diferença é que, nos casos de auditoria mensal, há uma coluna para realizar a auditoria em cada mês (ao lado dos valores realizados), enquanto na única, haverá somente um local para realização do processo: lembrando que só é possível iniciá-lo (solicitar auditoria) se as metas estiverem com TODOS os valores de realizado preenchidos.

1. Auditoria com frequência mensal:
2. Auditoria com frequência única:

Cabe ressaltar que, com essa atualização, independentemente do tipo de frequência de auditoria escolhido, a auditoria será realizada SEMPRE meta a meta, não sendo possível auditar o book completo de uma só vez. Essa medida traz mais transparência para o processo, uma vez que, mesmo que o gestor/admin aprove todas as metas do book, ele precisa conferir uma a uma antes de realizar a aprovação.

Um ponto importante, para a auditoria única é que só é possível iniciá-la (solicitar auditoria) se as metas estiverem com TODOS os valores de realizado do período de gestão preenchidos. Da mesma forma, para a auditoria mensal, é necessário que o mês anterior (m-1) esteja com o valor realizado preenchido.

3.1. Fluxo de auditoria

Como mencionado acima, após a inserção dos valores realizados, o usuário pode iniciar o processo para solicitar auditoria. Para isso, é preciso que esteja habilitado o Workflow de auditoria no Período de gestão e que a meta seja sinalizada como auditável no cadastro da meta.

 

Se a auditoria for mensal, deverá ser verificado ainda a obrigatoriedade do anexo. Neste cenário, enquanto a evidência não for imputada, a meta não estará disponível para ser auditada. Já para a auditoria única (anual), o anexo não é obrigatório.

Outro ponto é que o fluxo vai variar de acordo com o workflow configurado no Período de gestão:

a. Quando estiver disponível para a solicitação, ao lado da descrição do objetivo/meta aparecerá o ícone de solicitação de auditoria [] e estará com o status de "Não solicitada":

b. Ao solicitar auditoria, o status muda para "Aguardando aprovação" e permanece até que a meta seja aprovada, reprovada ou invalidada. A partir dessa alteração, em relação ao filtro, a meta sai do bloco de [Minhas pendências] e é alocada no bloco [Status da auditoria]:

c. Para o aprovador definido no workflow, a meta estará sinalizada como “Pendente”. No ícone 👍é feita a aprovação e no👎 a reprovação:

c.1. Se a meta for aprovada (imagem abaixo), ela ficará com o status “Aprovada” e aparecerá tanto para o aprovador quanto para o solicitador ao filtrarem por esse status em [Status da auditoria]:

c.2. Caso ela seja reprovada, o usuário aprovador precisará inserir uma justificativa:

Feito isso, tanto para o solicitador quanto aprovador, a meta ficará com o status “Reprovada” e aparecerá para ambos que selecionarem essa opção de filtro em [Status da Auditoria]. A diferença é que, enquanto o aprovador visualizará somente o status, o solicitador verá também o ícone para solicitar novamente a auditoria depois de tomar as providências a partir do que foi inserido na justificativa de reprovação.

Visão do aprovador:

Visão do solicitador:

Nesse caso, além da meta aparecer ao filtrar por “Reprovada” em [Status da auditoria], também aparecerá no filtro “Prestação de auditoria” em [Minhas pendências].

d. Um outro status possível é o de auditoria “Invalidada”: ocorre quando a solicitação de auditoria é feita e durante o fluxo há alteração nos dados sensíveis da meta (responsável da meta, curva de notas e alcance, objetivo, peso, tipo de meta, tipo de acumulação, tipo de valor da meta, indicador com polaridade diferente e valor de previsto).

Nesses casos (meta solicitada e aprovada e/ou reprovada), a plataforma faz a Invalidação e solicita automaticamente uma nova auditoria. Por exemplo, solicitei a auditoria da meta “Reduzir o turnover”, ela foi aprovada, mas por algum motivo o administrador precisou ajustar o valor de previsto. Com isso, a meta é invalidada e logo em seguida a auditoria é solicitada novamente de forma automática, para que o aprovador possa verificar se a edição realizada pode ser aprovada. Esse registro de que, em algum momento do processo, a meta foi invalidada, pode ser visto no Histórico de Auditoria.

Histórico de auditoria

Perceba que, nos campos de auditoria, há um ícone [] para visualizar o histórico do fluxo de auditoria.

Caso o fluxo já tenha sido iniciado, é possível visualizar quando a auditoria foi solicitada e todas as possíveis etapas pelas quais ela possa ter passado:

Se não houver nenhuma histórico, a plataforma também traz essa informação:

 

E aí, o que achou dessas novidades? 😉

Se tiver qualquer dúvida ou dificuldade com as atualizações, acione o Suporte pelo chat (ícone no canto inferior direito da tela).