No menu inicial, acesse o módulo Reunião+:

 

Clique na aba Tarefas:

 

Painel de Tarefas

 

Na Tela de Tarefas, as atividades são distribuídas em três categorias para facilitar o acompanhamento e gestão:

• Minhas Tarefas: Tarefas atribuídas diretamente ao usuário logado.
• Tarefas Criadas para Outros Usuários: Tarefas criadas pelo usuário logado e atribuídas a outros membros da equipe.
• Tarefas de Outros Usuários: Tarefas atribuídas ao usuário por outros membros, permitindo o acompanhamento das responsabilidades e das atualizações.

Essa divisão permite que os usuários acompanhem suas próprias tarefas, além de gerenciar atividades criadas para a equipe ou recebidas de outros. Todas as informações são visíveis para os usuários autorizados, proporcionando transparência e colaboração.

 

O painel de tarefas exibe informações essenciais de cada atividade, facilitando o monitoramento e a organização. Além disso, você poderá ordenar o painel por cada informação:

• Código: Identificador único da tarefa, facilitando sua localização.
• Tarefa: Descrição breve do que precisa ser realizado.
• Data Prevista: Data de início e término planejado para a tarefa.
• Status: Status atual da tarefa (em andamento, concluída, cancelada, atrasada).
• Responsável: Usuário designado para realizar a tarefa.
• Data Realizada: Data efetiva de conclusão.
• Última Atualização: Data e hora da última modificação na tarefa.

 

O usuário pode destacar a tarefa entre as demais ao atribuir prioridade, alterando a cor do botão de cinza para laranja. Essa sinalização facilita a organização e ajuda a equipe a identificar rapidamente as tarefas de maior importância.

Após feito isso, uma nova categoria é criada, e fica acima de todas as demais: Tarefas Prioritárias.

 

O painel também poderá exibir um ícone de atenção caso uma tarefa esteja atrasada, facilitando o acompanhamento de prazos:

 

A tela de tarefas conta com filtros que permitem buscas detalhadas por área, reunião, criador, responsável, status e período, garantindo uma organização e uma visualização personalizáveis conforme a necessidade:

 

O filtro de tarefas oferece opções detalhadas para buscas específicas, que incluem:

• Área: Seleção por setor ou departamento.
• Reunião: Escolha da reunião relacionada à tarefa.
• Criador: Filtro pelo responsável que criou a tarefa.
• Responsável: Identificação do executor atual da tarefa.
• Status: Filtragem por status atual, com a possibilidade de selecionar múltiplos status.
• Período: Seleção de intervalo de datas para tarefas criadas ou concluídas.

 

Criando uma Tarefa

Para criar uma nova tarefa, basta clicar no botão de adicionar a tarefa, e uma tela se abrirá:

 

• Descrição (Obrigatório): Detalha a tarefa para compreensão clara; único campo obrigatório.
• Responsável: Pessoa atribuída para execução; receberá notificações e acessos à tarefa.
• Observação: Campo opcional para notas adicionais ou instruções extras.
• Início Planejado: Data prevista para início.
• Término Planejado: Data limite para conclusão.
• Notificar Atraso (Dias): Define após quantos dias de atraso uma notificação é enviada.

Importante lembrar que, tarefas criadas dentro de reuniões têm um vínculo direto com a reunião em questão, facilitando o monitoramento e a associação entre atividades e decisões.

 

Fazendo o acompanhamento das Tarefas

 

Ícones adicionais permitem o controle direto sobre cada tarefa, como anexar arquivos, iniciar, concluir, cancelar e solicitar atenção especial para atividades específicas:

Anexos

 

O usuário pode anexar arquivos ou visualizar anexos já adicionados. Esse recurso é útil para manter documentos de apoio junto à tarefa:

 

Gerindo as tarefas

 

Cada tarefa possui botões de controle específicos:

• Iniciar: Marca a tarefa como em andamento.
• Concluir: Finaliza a tarefa, indicando que todas as ações foram realizadas.
• Cancelar: Cancela a tarefa, mudando seu status e bloqueando novas ações.

 

Solicitar Atenção

 

Ao solicitar atenção para uma tarefa, um ícone visual é exibido, indicando que a atividade requer foco ou ações imediatas. Esse recurso é útil para tarefas que têm um impacto direto nas reuniões ou que possuem maior urgência.

 

Você poderá chamar atenção diversas vezes para a tarefa, e o colaborador receberá um E-mail de atenção. Aparecerá um contados de "Atenção" e a data da última chamada:

 

Editando as tarefas

Após a criação, é possível visualizar e editar todas as informações cadastradas na tarefa. Para isso, é preciso clicar no nome da tarefa.

 

Essa visualização completa inclui o status, anexos, e a edição de detalhes conforme a necessidade. Qualquer usuário com permissão pode ajustar as informações, adicionando comentários ou documentos para complementar a tarefa.

 

Boas Práticas de Uso da Funcionalidade “Tarefas”

1. Defina prioridades claramente: Use o recurso de prioridade para identificar atividades essenciais, facilitando o foco nos objetivos mais críticos.
2. Solicite atenção quando necessário: Use o botão de atenção para alertar sobre tarefas que precisam de um acompanhamento mais próximo ou que exigem ação imediata.
3. Anexe documentos relevantes: Garanta que arquivos e materiais complementares estejam anexados, tornando a execução mais prática e precisa.
4. Monitore o status regularmente: Acompanhe o status das tarefas para garantir que estão no caminho certo e evite atrasos nas entregas.
5. Use os filtros de busca: Para equipes maiores ou tarefas recorrentes, os filtros são fundamentais para localizar rapidamente atividades e otimizar o tempo.