No menu inicial, acesse o módulo Reunião+:

 

A aba de Reuniões é o espaço onde os usuários podem gerenciar todos os aspectos de uma reunião:

 

Desde a criação e convite de participantes até o início, pausa e finalização de reuniões, essa funcionalidade permite uma gestão completa e detalhada de todas as informações e ações necessárias para a execução bem-sucedida das reuniões.

 

A aba Controle de Reuniões oferece diversas ações para uma gestão eficiente de cada reunião:

 

O filtro de reunião permite uma busca mais detalhada, exibindo apenas as reuniões em que o usuário está envolvido:

Por padrão, o período exibido começa no primeiro dia de gestão do usuário até o dia seguinte da data atual.

 

Criação de uma Reunião

 

Ao clicar em Agendar Reunião, um formulário de criação será aberto. O usuário poderá inserir detalhes como assunto, data, horário, lista de convidados, tópicos da reunião, agenda, observações e anexos:

 

Também é possível configurar notificações para envio por e-mail. Os detalhes incluem:

• Opções de Agenda: “Dia todo” (reserva o dia completo) ou “Recorrente” (diária, semanal, mensal até a data final)

• Notificações por e-mail: Caso o usuário opte por notificação, ele deverá definir o tempo de antecedência para envio (por exemplo, três horas antes da reunião).

 

Editando uma Reunião

Os usuários com permissão podem editar as informações da reunião. O formulário de edição é idêntico ao de criação, e qualquer alteração pode ser feita caso a reunião não esteja em status de execução ou cancelada.

 

Importante avisar que, ao editar uma reunião cancelada e salvar, o status retorna para “Planejada”.

 

Fazendo o acompanhamento das reuniões

Cada ícone que aparece ao lado direito das reuniões criadas são para executar ações específicas:

Anexos

O primeiro ícone é o de "Anexo", que permite que você adicione informações pertinentes à reunião, e aos tópicos a serem abordados:

 

Iniciar Reunião

 

Ao iniciar a reunião, ela passa para o status “Em Andamento” e a tela de execução é aberta, onde tópicos, atas e anexos podem ser gerenciados:

• Pausar Reunião: Permite interromper o contador de tempo e bloqueia as edições até o retorno. Disponível apenas para reuniões em andamento, a ação de pausar pode ser realizada quantas vezes necessário.
• Retomar Reunião: Continua a reunião pausada, retomando o contador e liberando a edição novamente.
• Salvar Rascunho: Salvar informações da reuniões.

 

Realizando uma reunião

 

Dentro da reunião, há opções para escrever informações (Atas), anexar arquivos e adicionar tarefas, permitindo que tópicos de discussão sejam complementados com materiais de apoio e que atividades pós-reunião sejam atribuídas aos participantes:

Os convidados podem confirmar sua presença escolhendo confirmando na caixinha na seção "Participantes". 

 

A ação de Finalizar Reunião conclui a execução e bloqueia novas pausas. A barra de progresso mostra a duração da reunião em comparação ao tempo agendado, com indicações coloridas:

• Verde: Até 90% do tempo previsto.
• Amarelo: Entre 90% e 100% (durante a execução).
• Vermelho: Excedeu o tempo previsto.

 

Após o status “Realizada”, o usuário pode revisar a reunião, com permissão para ajustar dados, tópicos e listas de participantes:

 

Concluindo a revisão, a reunião recebe o status “Concluída” e a edição é bloqueada. Somente reuniões em status “Realizada” ou “Concluída” podem ser revisadas. Convidados também podem remover seu convite, caso não possam comparecer.

 

Você poderá criar um PDF ou enviar a Ata por E-mail, para os colaboradores que participaram

Para gerar a ata em PDF, basta clicar em "Gerar PDF". O PDF será criado e você poderá fazer o download e enviar o arquivo para quem desejar:

 

Para enviar a ata por E-mail, clique em "Reenviar a Ata", e uma janela irá se abrir. Você poderá escolher quem receberá a ata:

 

 

Cancelar Reunião

Para cancelar uma reunião, basta clicar no botão de cancelamento, mudando o status para “Cancelada”:

Caso a reunião seja recorrente, o usuário poder cancelar optar por cancelar somente a reunião que está editando, ou todas as recorrências.

 

O status "Cancelada" não pode ser iniciada até que seja editada, e se torne novamente planejada.

 

Status das Reuniões

Cada reunião pode ter um status específico, indicando o estágio atual de progresso:

1. Planejada: Criada e aguardando início.
2. Em Andamento: Reunião iniciada, com contador em execução.
3. Pausada: Temporariamente suspensa, contador pausado.
4. Realizada: Reunião finalizada, aguardando revisão.
5. Concluída: Reunião revisada e totalmente finalizada.
6. Cancelada: Reunião interrompida sem previsão de continuidade.

 

Conversão do Fuso Horário

Para garantir que todos os participantes estejam alinhados nos horários das reuniões, o Reunião+ realiza uma Conversão de Fuso Horário.

 

Ao criar a reunião, o sistema armazena as datas e horas com base no fuso horário de Greenwich (GMT 00:00). Automaticamente, o sistema adapta o horário conforme o fuso local dos participantes, evitando confusões e garantindo precisão nos horários para cada membro da reunião, independentemente de sua localização.

 

Boas Práticas de Controle de Reuniões

1. Revise a agenda e os tópicos antes de iniciar a reunião, garantindo que todos os materiais necessários estão anexados.
2. Use a funcionalidade de pausa sempre que a reunião precisar ser interrompida, evitando discrepâncias no tempo de execução.
3. Acompanhe a barra de progresso para garantir que a reunião esteja dentro do tempo previsto e evite ultrapassar o horário agendado.
4. Encaminhe notificações para todos os participantes, mantendo-os informados sobre alterações e lembretes da reunião.
5. Faça a revisão e finalize as atas logo após o término da reunião, mantendo o histórico atualizado.