O Módulo de Gestão de Treinamentos é uma ferramenta completa para gerenciar treinamentos e acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores. Neste artigo, você encontrará um passo a passo detalhado para configuração, cadastro de novos treinamentos, gestão de demandas, criação de turmas, além de formas de acompanhar e avaliar a eficácia das capacitações realizadas.

 

Configuração Inicial e Permissões

Antes de começar a utilizar o módulo, é essencial configurar as permissões de acesso para garantir que as pessoas corretas possam visualizar e interagir com o sistema.

1. Permissão por Grupo de Usuários:
   • Acesse Menu → Central de Capacitação → Permissões de Módulo.
   • Selecione o grupo que deve ter acesso ao módulo e ative as permissões necessárias.
2. Permissão Individual:
   • Acesse Core → Engrenagem → Central de Pessoas.
   • Localize o usuário e ative a Permissão de Visualização na seção de treinamentos.

Na tela inicial do módulo, você encontrará informações gerais, como quantidade de treinamentos e turmas ativos, valores investidos, além do status do período de solicitação de treinamento (aberto ou fechado). Essas informações são atualizadas conforme o ano corrente, oferecendo um panorama claro e organizado

 

 

Para você ter o módulo de gestão de treinamentos estruturado, você deve seguir os passos abaixo:

 

Passo 1: Configurações do Módulo

A aba de Configurações permite ajustar as principais características do módulo, como os períodos de solicitação de demandas, o processo de avaliação dos treinamentos e os gestores responsáveis pelas equipes. Essas configurações são essenciais para garantir que o módulo funcione de maneira alinhada às práticas e metas da organização.

 

Workflow

O Workflow configura o período de solicitação de demandas de treinamento, permitindo que os gestores requisitem capacitações para suas equipes apenas durante períodos específicos.

1. Definir o Período Aberto ou Fechado:
   • Na aba de Configurações, vá até Workflow.
   • Selecione Aberto para permitir que os gestores solicitem treinamentos a qualquer momento.
   • Caso deseje limitar o período, configure o período como fechado e defina datas específicas nas quais as solicitações poderão ser feitas.

Essa configuração organiza o fluxo de pedidos de treinamento, garantindo que todos os gestores estejam informados sobre os períodos de solicitação.

Gestores

A configuração dos gestores permite atribuir responsáveis pela solicitação e validação de demandas de treinamento para suas respectivas equipes.

1. Designar Gestores:
   • Na aba de Configurações, vá até Gestores.
   • Adicione ou edite gestores, definindo suas equipes e subordinados, conforme a hierarquia da organização.
2. Sincronização com a Hierarquia do Core:
   • É possível sincronizar as informações de hierarquia diretamente do Core, o que facilita a atualização de equipes e gestores no módulo de Capacitação.

Essa funcionalidade centraliza o controle sobre quem pode solicitar e gerenciar demandas de treinamento, alinhando com a estrutura organizacional.

 

Solicitar Demandas

A configuração de Solicitação de Demandas permite personalizar o e-mail de convite enviado aos gestores durante o período aberto para solicitações de treinamento.

1. Selecionar Gestores e Definir Período:
   • Na aba Configurações, acesse Solicitar Demandas.
   • Selecione os gestores que receberão o e-mail de convite para solicitar treinamentos e, se necessário, defina o período durante o qual as demandas estarão abertas.
2. Personalizar Texto do E-mail:
   • É possível redigir uma mensagem personalizada para acompanhar o convite, fornecendo orientações sobre como e quando as demandas podem ser realizadas.

Essa configuração assegura que os gestores sejam notificados de maneira clara sobre as oportunidades de solicitação de novos treinamentos para suas equipes.

 

Avaliação de Reação

A Avaliação de Reação é um questionário enviado aos participantes após o término de cada treinamento. Essa avaliação mede a satisfação dos colaboradores em relação ao conteúdo, instrutor e aplicabilidade do treinamento.

1. Configurar Perguntas e Rótulos:
   • Na aba Configurações, acesse Avaliação de Reação.
   • Adicione, edite ou exclua perguntas, e organize-as em seções com rótulos, agrupando perguntas de temas similares para um feedback mais focado.
2. Ordenação e Rótulos:
   • Utilize o recurso de “arrastar e soltar” (drag and drop) para organizar a ordem das perguntas. Rótulos facilitam o cálculo de médias para temas específicos, como “Relevância do Conteúdo” ou “Qualidade do Instrutor”.

Essa configuração permite um feedback detalhado, ajudando a entender a percepção dos participantes sobre os treinamentos e a identificar áreas para melhoria.

 

Avaliação de Eficácia

A Avaliação de Eficácia é enviada aos gestores após um período determinado para avaliar o impacto do treinamento no desempenho dos colaboradores. Essa avaliação oferece uma visão mais abrangente sobre como o aprendizado é aplicado no ambiente de trabalho.

1. Configurar Perguntas para Gestores:
   • Acesse Avaliação de Eficácia nas Configurações.
   • Adicione ou ajuste perguntas que ajudam a avaliar o impacto e a relevância do treinamento para a equipe.
2. Definir Período de Envio:
   • Especifique um intervalo para o envio da avaliação (em dias, semanas, meses ou anos após o treinamento).
   • Exemplo: Se definido como 3 meses, a avaliação será enviada três meses após a conclusão do treinamento, permitindo uma análise mais precisa da eficácia.
3. Notificação ao Gestor:
   • O gestor recebe uma notificação por e-mail informando sobre a avaliação disponível, sendo uma por turma. Exemplo: Se o gestor possui cinco colaboradores em uma turma, ele recebe uma avaliação única para essa turma.

Essa avaliação complementa o feedback dos participantes, proporcionando uma análise holística da efetividade do treinamento.

Essa seção de Configurações fornece todas as personalizações necessárias para que o módulo de Capacitação funcione de forma alinhada com as necessidades e a estrutura organizacional da sua empresa.

 

Passo 2: Cadastro de Treinamentos

O cadastro de novos treinamentos é o primeiro passo para configurar capacitações específicas e organizar as futuras turmas.

1. Acesse o Menu de Treinamentos:
   • Na tela inicial do módulo, vá para o Menu → Treinamentos.
   • Clique em Cadastrar Novo Treinamento.
     
     
2. Preenchimento das Informações Básicas:
   • Preencha os dados gerais do treinamento, como nome, descrição e objetivos.
   • Insira uma imagem representativa do treinamento, caso necessário.
     
     
3. Cadastro do Instrutor:
   • Após preencher os dados básicos, o próximo passo é designar um instrutor.
   • Se o instrutor for interno, selecione um colaborador da lista de usuários.
   • Caso seja um instrutor externo, insira o nome e e-mail para contato.
     
     
4. Conteúdo Programático e Rótulos:
   • Adicione uma descrição detalhada do conteúdo programático.
   • Utilize rótulos para organizar e agrupar temas importantes dentro do treinamento, facilitando futuras avaliações de eficácia.
     
     
5. Recursos Necessários e Custos:
   • Especifique os recursos necessários para o treinamento, como materiais, salas e equipamentos.
   • Insira os custos por turma ou por participante, conforme aplicável.
     
     
6. Salvar e Finalizar:
   • Após revisar todos os campos, clique em Salvar para concluir o cadastro do treinamento.

 

Passo 3: Cadastro de Demandas de Treinamento

Com os treinamentos cadastrados, o próximo passo é criar as demandas para que gestores possam solicitar capacitações específicas para suas equipes.

1. Acesse a Aba de Demandas:
   • Na tela inicial do módulo, clique na aba Demandas.
2. Cadastrar uma Nova Demanda:
   • Clique em Cadastrar.
   • Selecione o treinamento desejado na lista.
   • Caso o treinamento ainda não esteja cadastrado, clique em Nova Sugestão para adicionar uma sugestão de treinamento.
3. Definir o Status da Demanda:
   • Após o cadastro, a demanda começa com o status Pendente, aguardando a validação de um administrador ou gestor.
   • A demanda passará pelos status de Validada, aprovada ou recusada, até estar pronta para a criação das turmas.

Cada demanda registrada fornece uma estrutura para organizar os treinamentos e permitir que apenas demandas aprovadas sigam para a fase de planejamento de turmas.

 

Passo 4: Criação de Turmas

Com as demandas validadas e aprovadas, você pode criar as turmas para o treinamento específico. Essa etapa envolve a definição de datas, horários e participantes.

1. Acesse a Aba de Turmas:
   • Na tela inicial, clique em Turmas.
2. Cadastrar uma Nova Turma:
   • Selecione a demanda ou treinamento já aprovado.
   • Escolha o tipo de horário: Fixo, Semanal ou Diário, e preencha os campos de data e horário conforme o tipo selecionado.
3. Adicione Participantes:
   • Busque e adicione os colaboradores ou grupos de colaboradores que irão participar da turma.
4. Confirmar e Enviar Convites:
   • Finalize o cadastro da turma e envie os convites de participação para os colaboradores.

 

Essa etapa organiza a logística do treinamento, garantindo que todos os participantes estejam informados sobre as datas e horários.

 

Passo 5: Monitoramento e Acompanhamento de Turmas

Depois que as turmas são criadas e as capacitações estão em andamento, o módulo permite que você acompanhe o progresso de cada treinamento.

1. Acesse a Aba de Acompanhamento de Turmas:
   • Na tela inicial, clique em Acompanhamento de Turmas.
2. Visualizar o Status das Turmas:
   • Cada turma exibida na tela pode estar em um dos seguintes status: Planejada, em andamento, Realizada, Finalizada ou Cancelada.
3. Detalhamento da Turma:
   • Clique no nome do treinamento para ver detalhes como a lista de participantes, datas e o andamento geral da turma.

Essa funcionalidade permite um acompanhamento detalhado das capacitações em andamento e fornece informações para ajustes ou replanejamento, se necessário.

 

Avaliação e Feedback

Ao final de cada turma, é importante avaliar o impacto do treinamento tanto na perspectiva do participante quanto do gestor.

1. Avaliação de Reação para Colaboradores:
   • Após o término do treinamento, os colaboradores recebem um questionário de Avaliação de Reação.
   • Essa avaliação mede a satisfação dos participantes com o conteúdo, a metodologia e o instrutor do treinamento.
   • Para responder, o colaborador acessa a aba Finalizadas em “Meus treinamentos” e seleciona a opção Responder Avaliação de Reação.

1. Avaliação de Eficácia para Gestores:
   • Os gestores dos colaboradores que participaram do treinamento recebem um questionário de Avaliação de Eficácia.
   • Essa avaliação mede o impacto do treinamento no desempenho do colaborador, fornecendo uma visão mais ampla sobre a aplicabilidade do conteúdo.
   • O gestor pode acessar essa avaliação na aba Finalizadas dentro da seção Área do Gestor.

Essas avaliações fornecem insights importantes para a melhoria contínua dos treinamentos, identificando o que pode ser aprimorado em futuras capacitações.

 

Monitoramento e Relatórios Gerenciais

Para acompanhar a eficácia dos treinamentos e realizar ajustes estratégicos, utilize os gráficos e relatórios disponíveis.

1. Gráficos de Monitoramento:

• • Os gráficos da Tela Inicial oferecem uma visão clara sobre a quantidade e o tipo de instrutores, modalidade de treinamento (técnico ou comportamental), e o status geral das turmas e demandas.
    
    2. Relatórios Gerenciais:
    • Acesse a aba Visão Gerencial para acompanhar métricas como horas de treinamento, cumprimento do plano de treinamento e o investimento realizado.
    • Esses dados podem ser filtrados e comparados ao longo dos meses, ajudando na análise de metas e no alinhamento dos objetivos da capacitação.
      
      

 

Esses relatórios são fundamentais para avaliar o retorno sobre o investimento em treinamento e identificar possíveis melhorias para o próximo ciclo de capacitações.

O Módulo de Capacitação é uma ferramenta abrangente que, quando bem utilizada, pode transformar a maneira como a organização gerencia o desenvolvimento dos colaboradores. Este tutorial buscou fornecer uma visão completa e prática de cada funcionalidade, desde o cadastro inicial até a avaliação dos resultados, facilitando a aplicação do módulo no dia a dia da empresa.

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