O Termo de Aceite é a funcionalidade que formaliza, por parte dos colaboradores, a ciência e a concordância sobre as metas definidas para o ciclo vigente. Com a nova atualização, o processo se tornou mais independente, flexível e intuitivo para os administradores do módulo de Metas.

Seu principal objetivo é possibilitar a formalização das metas entre o liderado e o líder e/ou administrador da plataforma, coletando assinaturas digitais das partes interessadas para validar o que estão de acordo com as metas propostas. 

Quando utilizar o Termo de Aceite

O uso do Termo de Aceite não é obrigatório, variando conforme o modelo de gestão adotado. No entanto, em processos bem definidos, onde os liderados participam da definição de suas metas, é altamente recomendada essa etapa de formalização.

É crucial lembrar que a funcionalidade do Termo de Aceite só estará ativa se o Workflow de Metas também estiver habilitado no Período de Gestão, pois seu disparo está ligado ao processo de validação das metas na etapa de planejamento.

Configurando o Termo de Aceite

Para acessar a tela de ativação do Termo de Aceite, siga o caminho:

Menu > Metas > Termo de Aceite

1. Acesse a opção “Configurações do termo”. Nela, acione a opção “Habilitar Termo de Aceite”;
2. Ao habilitar, defina se deseja exibir o percentual da Curva de Alcance das metas para o colaborador ou não. Se habilitado, o colaborador conseguirá ver o percentual da curva de alcance para cada meta.

No retângulo em azul, estará indicado se o Workflow de metas está ou não habilitado. Caso esteja, será exibido também qual o fluxo do workflow selecionado no Período de Gestão.

Do contrário, a mensagem apenas indica que não há um fluxo a ser seguido.

Personalizando o Termo de Aceite

Na mesma tela "Configurações do Termo", acesse a aba “Layout”, personalize o texto introdutório, que pode incluir textos ou imagens para facilitar a compreensão do colaborador.

Organize também a ordem de exibição das informações no Termo de Aceite arrastando os cards do bloco "Personalização do layout". Por exemplo, organize os blocos em: Informações do Colaborador, Texto introdutório e Metas Planejadas.

Disparar os Termos de Aceite

Depois de habilitar e personalizar o conteúdo do Termo, defina os critérios de elegibilidade para envio.

Em Menu > Metas > Termo de aceite, acesse a opção “Enviar Termos de Aceite”.

Ao clicar no botão azul “Enviar Termos de Aceite”, serão disparados para todas os usuários ativos que possuem metas cadastradas e validadas na plataforma naquele período de gestão. É possível definir algumas restrições para recebimento do termo:

• Impedir o envio para colaboradores com menos de 100% de peso em metas, com exceção de Metas Qualificadores.
• Impedir o envio se houver metas sem valor previsto.
• Impedir o envio se as metas estiverem sem curva de alcance definida.

Esses critérios são independentes entre si e podem ser utilizados conforme a política da empresa.

O botão mencionado acima programa o envio dos termos para a madrugada (às 3h). Isso garante estabilidade e evita conflitos com outras ações do ciclo de gestão.

Caso o colaborador não atenda aos critérios no momento do envio, ele será desconsiderado e poderá ser incluído posteriormente em um novo disparo. Ao reenviar os termos, apenas os colaboradores que ainda não receberam ou não assinaram o termo anterior serão considerados no novo envio.

Cabe ressaltar que os disparos não são uma ação imediata e que por isso é importante realizar o planejamento para acionar o botão de envio antes do horário mencionado (03:00 AM) se a intenção for que, no dia seguinte, os colaboradores possam visualizar os termos.

Gerenciar os Termos de Aceite

Ainda na tela “Termo de Aceite”, o usuário administrador pode visualizar as opções "Meus Termos", "Sou responsável da área" e "Visão administrativa".

• Meus Termos:

Tela em que todos os colaboradores receberão os termos para realizar a assinatura, portanto, o single user também pode acessar essa sessão. Também é possível ver o histórico de Termos já assinados.

• Sou responsável da área:

Tela em que o gestor consegue visualizar e acompanhar os termos de seus liderados.

• Visão administrativa:

Tela em que administradores conseguem acompanhar as assinaturas de termos de toda a empresa. Utilize o filtro para selecionar áreas e termos assinados ou aguardando assinatura. Os termos ficarão organizados por área, apresentando uma tabela com o status da assinatura dos responsáveis pelas metas. Clique em “Visualizar” para ver os detalhes do documento.

Assinando o Termo de Aceite

Ao fechar a fase de planejamento do período de gestão, a plataforma dispara o Termo de Aceite para assinatura do colaborador. A tela "Meus Termos" é separada em dois blocos: termos pendentes de assinatura e termos já assinados. Clique em "Assinar" para abrir o documento e visualizar os objetivos planejados. Após verificar os dados, clique no botão “Li e concordo com os termos e condições” para finalizar a assinatura.

Regras de negócio e pontos de atenção:

• O termo só será gerado para colaboradores com metas validadas. Se o workflow estiver habilitado, é preciso seguir o fluxo de aprovação definido para validação da meta. Caso contrário, quando o administrador ou gestor cadastra a meta para o colaborador, ela já fica com o status de validada.
• Colaboradores sem metas cadastradas e validadas não receberão o termo.
• A assinatura é gerada por área: se o colaborador tiver metas em mais de uma área, ele precisará assinar um termo para cada uma.
• Gestores e administradores que cadastraram metas terão sua assinatura registrada automaticamente.
• A data de assinatura considerada no termo é a da última meta validada.
• Se houver alteração de dados após a assinatura das partes interessadas, a assinatura do gestor é preenchida automaticamente, mas uma nova solicitação é gerada para o responsável da meta. 

Com essas informações, você está preparado para utilizar a funcionalidade Termo de Aceite na plataforma Mereo, garantindo uma formalização eficiente das metas e um melhor gerenciamento do desempenho dos colaboradores.