O período de gestão corresponde ao período de planejamento das entregas, pautadas na estratégia da organização. Nele é concentrado configurações que terão impacto em diversas partes da plataforma.

Em uma empresa, as estratégias são modificadas ao longo do tempo. Uma estrutura hierárquica pode ser completamente refeita, metas podem mudar, regras podem perder sentido ou workflows podem ser modificados dentre outras coisas.

A funcionalidade de período de gestão permite que você consiga efetuar essas alterações, se adaptando a estratégia da organização, sem afetar os dados passados.

Geralmente, só o administrador da plataforma tem acesso ao Período de gestão e  pelo menos um dos períodos precisa estar vigente.

 

Clique em Configurações > Cadastros > Período de Gestão para acessar essa tela, 

1. Criação do Período de Gestão

Para criar um Período de Gestão, clique em . Não é possível registrar um período com uma data já existente em outro período. Se o usuário tentar fazer este registro, o sistema irá exibir uma mensagem informando que isto não é possível.

A opção Vigente garantirá que, ao acessar a Mereo, o colaborador seja direcionado diretamente para o período atual. Essa configuração facilita o acesso e a visualização das informações certas.

Em seguida, o usuário poderá Importar Informações de Períodos Existentes, que permite fazer uma cópia de todas as informações de um ciclo para outro, evitando refazer o cadastro. Selecione o Período de Gestão desejado para fazer a revalidação, escolha os dados a serem copiados para o novo período de gestão e clique em .

O usuário pode desmarcar o campo "Áreas (Estrutura Hierárquica)". Porém, se selecionar outros campos como Curvas de Premiação, Metas, Pilares Estratégicos e Grupo de Indicador, o check de Áreas fica selecionado automaticamente e sem edição para desmarcar. Isso também vale para o campo de Metas, que seleciona automaticamente Curvas de Premiação e Pilares Estratégicos.

Caso não queira copiar nenhum dado para o novo período de gestão a ser criado, ou seja, não queira Importar Informações de Períodos Existentes, basta clicar em  que o período será criado.

Vale ressaltar que a informação Importar Informações de Períodos Existentes poderá ser configurada apenas uma vez, na etapa de Criação do Período de Gestão.

Uma observação relevante são as informações que são as mesmas independente do período de gestão: Grandezas, Unidades de Medidas, Filiais, Faróis, Faixas de Faróis, Colaboradores, Indicadores, entre outras. Exemplo: se tais informações forem cadastradas durante o período "2023", essas também estarão no período "2024" ou qualquer outro.

 

2. Status de Planejamento

A opção Status de Planejamento tem como objetivo encerrar as alterações das informações alimentadas durante o planejamento. Se a fase estiver aberta, os colaboradores poderão fazer alterações em suas metas, ações, etc. Se a fase estiver fechada, isto não será mais possível, exceto para aqueles que possuírem a permissão para editar metas independente do status de planejamento do período. É permitida a criação de metas individuais, via tela e carga de dados, no período de gestão diferente do vigente.

 

Para abrir o status de planejamento, basta clicar em cima do “Fechado”, segundo a imagem acima, e vice versa.

 

3. Informações básicas

Nesta parte podemos verificar e alterar o status de planejamento daquele período, bem como definir os tipos de meta que serão permitidos para o usuário selecionar ao criar/editar uma meta.

 

Ao finalizar os cadastros, clique em .

 

4. Workflow de metas e auditoria

A opção Habilitar Workflow de Meta define se haverá validação das metas entre os níveis hierárquicos. Nesta tela que será definido o fluxo de aprovação das metas.

A plataforma se o workflow de Meta está habilitado. Se sim, todas as metas serão transferidas com o status Requer Validação; caso contrário elas já serão todas validadas.

É nesta tela também que definimos a utilização do termo de aceite. O Termo de Aceite é a assinatura digital das duas partes quando estiverem de acordo com as metas propostas. Com o Workflow de Metas habilitado, os gestores podem aceitar ou invalidar as metas de seus subordinados e realizar novas propostas para essas metas, caso a opção Habilitar Termo de Aceite estiver ativada.

Ao habilitar o envio para aprovação somente quando a soma dos pesos do responsável totalizar 100%, o colaborador só poderá enviar suas metas para aprovação quando o peso das suas metas não qualificadoras somarem 100%.

Ao habilitar a opção Exibir percentual da Curva de Alcance, o colaborador conseguirá ver o percentual da curva de alcance para cada meta.

A opção Habilitar Auditoria de Metas define se haverá validação dos resultados dos valores realizados das metas entre os níveis hierárquicos. Nesta tela que será definido o fluxo de auditoria.

Além disso, também será definida a frequência de auditoria, podendo ser mensal ou anual.

Nesta parte do cadastro temos a opção Considerar nota 0 no Book de Metas para metas com pendências mensais. Se esse parâmetro for habilitado, as metas com pendências serão consideradas com nota 0 no book de metas do colaborador.

As pendências são consideradas somente quando há Auditoria de Metas mês a mês.

Ao finalizar os cadastros, clique em .

 

5. Regras de Cálculo e Exibição

A opção Considerar nota 0 para metas com N/A habilitada faz com que o sistema não redistribua os pesos das metas com valor N/A para o cálculo da nota e estes valores serão contabilizados no cálculo da nota consolidado.

A opção Permitir nota meta diferente de 100% habilitada permitirá alterar a configuração da Nota Meta para que aceite percentuais diferentes de 100%.

Na opção Exibição da Nota será definida a exibição de casas decimais das notas e valores de referência para o cálculo das notas das metas.

Na opção Opções de Exibição de Desvio será definido se o valor de desvio das metas será informado no painel de performance em percentual, absoluto ou em ambos os formatos.

Em Visualização das Meta temos opções de criação/edição de informações que poderão ser usadas pelos colaboradores ao criar seu book de Meta ao longo do período.

Ao finalizar os cadastros, clique em .

 

6. Regras de Atualização

Nesta tela vamos definir a atualização de metas e ações.

Ao habilitar a opção Alterar valor histórico, o Data Provider poderá alterar os Valores Realizados em meses anteriores ao mês passado (M-1).

Podemos configurar também a quantidade de dias retroativos a ser considerada como a data final de realização da Ação. O usuário poderá atualizar a ação até a data retroativa configurada no Período de Gestão. Caso seja 0, o usuário poderá apenas colocar uma data-fim realizada até a data atual.

Vale ressaltar que essa configuração não reflete nas ações de Meta Projeto.

Ao finalizar os cadastros, clique em .

 

7. Personalização

Nesta tela, temos como definir como o filtro do painel de performance, metas e central de ações irá se comportar.

Último filtro realizado - individual para cada usuário irá salvar o último filtro aplicado para que, ao acessar novamente a tela, o colaborador visualize a informações antes consultada.

Filtro Padrão - o mesmo para todos os usuários irá exibir sempre determinadas informações configuradas pelo administrador no painel de performance para todos os usuários.

 Na parte de Etapa direcionada no tratamento de desvios será definida a aba padrão de tratamento de desvios, podendo ser Identificação das causas ou Proposição de Contramedidas.

A opção Aplicar faixa de farol em garante que as cores da faixa de farol sejam aplicas na nota, no desvio ou em ambas. No último caso, basta clicar nas duas opções.

Ao Habilitar compartilhamento de rótulos, os rótulos cadastrados nas metas individuais serão os mesmos para as metas compartilhadas, ou seja, não será possível editá-los nas metas compartilhadas.

Ao finalizar os cadastros, clique em.

 

8. Alertas e Notificações

Nesta tela será configurada a data para envio de e-mail de alerta para metas sem valor.

Em E-mail de alerta sobre metas não alcançadas definirá se o gatilho será o valor pontal não alcançado ou o acumulado não alcançado.

Ao definir esse gatilho, irão aparecer duas configurações adicionais que irão definir quantos meses consecutivos de resultados pontuais ou acumulados não alcançados serão necessários para que o e-mail de alerta seja enviado e a frequência de recorrência desses e-mails, podendo ser diária, semanal ou mensal.

Na parte de E-mail de notificação para metas sem valor, será definida uma determinada data para o envio de e-mail de alerta para metas sem valor e envio de e-mail de data limite para preenchimento dos valores.

Vale ressaltar que a data de envio de e-mail de alerta deve ser menor do que a data de envio de e-mail de data limite, como mostra a imagem acima.

Além disso, podemos definir a frequência de recorrência de e-mail, podendo ser diária, semanal ou mensal.

Ao Habilitar permissão de edição ao cadastrar Indicador, será permitido editar essas informações na tela de Indicadores.

Ao finalizar os cadastros, clique em .

 

9. Editar

 

Para editar, clique no botão  referente ao período a ser editado. O processo de edição é semelhante ao processo de criação de um novo Período de Gestão. Faça as alterações necessárias e clique em "Salvar" para guardar suas mudanças.

 

10. Excluir

Para excluir um Período de Gestão, clique em remover . Um período de gestão só pode ser removido se não possuir nenhum vínculo no sistema e se não estiver logado nele no momento.

Se não houver metas ou outros dados relacionados ao período, o sistema exibirá uma mensagem de confirmação. Caso contrário, o sistema irá exibir uma mensagem informando que a exclusão não é permitida e o período não será excluído. É importante ressaltar que o sistema deverá ter pelo menos um período de gestão ativo.